Kunnen je IT-tools je ambitieniveau eigenlijk wel bijbenen?

In samenwerking met Emerce - Vijf nieuwe landen met in ieder land minimaal tien klanten. Stel dat het MT of de investeerder dat vandaag als eis op tafel legt. Kan je marketing automation tool dat aan? Is het CRM-pakket hiervoor ingericht? En heb je de mogelijkheid om razendsnel je website te vertalen?

Het zijn vragen die elke ambitieuze ondernemer zichzelf regelmatig zou moeten stellen. Waarom? Omdat je eigenlijk te laat bent als je er pas over nadenkt op het moment dat het daadwerkelijk zo ver is. Als er op een dag bijvoorbeeld een aanvraag binnenkomt van een klant ergens aan de andere kant van de wereld waarmee het balletje gaat rollen. Geen ondernemer wil op dat belangrijke moment opgescheept zitten met IT-tooling die als een rem werkt en de zaken blokkeert. Je wilt gas geven, door naar de volgende versnelling.

Ambitieniveau als graadmeter voor succes

Kees de Jong is één van de oprichters van nlgroeit, een platform dat succesvolle ondernemers koppelt aan hun iets minder ervaren collega’s. Hij geeft regelmatig (online) lezingen over het groeivermogen van Nederlandse bedrijven. Eén van zijn opmerkingen tijdens zo’n presentatie zal ik niet snel vergeten: het succes van een ondernemer hangt nauw samen met zijn of haar ambitieniveau. Hoe verder de stok, hoe groter de kans op betere prestaties. Meer klanten, grotere opdrachten, hogere omzetten. Hij vertelde er tevens bij dat het hier in Nederland nog wel eens aan schort aan ambitie. Iemand begint een bedrijf en richt zich vooral op klanten uit de eigen regio. Er zijn maar weinig ondernemers die hun blik meteen op het buitenland hebben gericht. Die inzien dat ze hun organisatie vanaf de allereerste dag dus ook met die bril op moeten inrichten.

Inrichten van je IT-huishouding

Terug nu naar de vraag waarmee dit verhaal begon: kan je bedrijf vanaf morgen vijftig nieuwe klanten uit tien verschillende landen bedienen? Is je IT-tooling daar voldoende op ingericht of loopt de boel dan al snel vast? In de praktijk komt het bij veel bedrijven op dat laatste neer. Helaas, moeten we daarbij zeggen. Daar is in de belangrijke beginjaren niet goed nagedacht over het vermogen om snel te kunnen opschalen als de kans zich voordoet. Dat gaat ook over mensen en producten, maar in dit voorbeeld dus vooral over IT en tools. De directeur heeft ooit een CRM-pakket gekozen, waarvan nu de beperkingen aan het licht komen. Marketeers en account-managers werken zo met hun eigen tools die nauwelijks met elkaar communiceren. En het contentmanagement-systeem blijkt een crime om mee te werken als er plotseling tien nieuwe websites nodig zijn, met ieder hun eigen taal.

Kunnen we opschalen? 

Wat maken we hier nu uit op? Dat ambitie vaak loont, al mag dat natuurlijk geen nieuws heten. Waar het vooral om gaat is dat je als ondernemer verder moet durven kijken naar de diensten die jullie leveren en de klanten die daarbij worden bediend. Die werkelijkheid kan er over twee, drie jaar zomaar heel anders uitzien. Zet een aantal scenario’s op papier, die je als ondernemer enige houvast geven. Stel jezelf dan nu de vraag: zijn onze systemen daar voldoende op ingericht? Kunnen we vrij eenvoudig schalen of wordt dit straks de remmende factor in onze organisatie? Hiervoor heb je eigenlijk een IT-architect nodig, een specialist die verder kan kijken dan de praktijk van alledag en het vermogen heeft om de tijd een paar jaar vooruit te spoelen. Zo’n IT-architect kan best iemand van de eigen organisatie zijn. Het gaat er vooral om dat je hierover al in een vroegtijdig stadium een duidelijke visie uitstippelt.

Drie belangrijke vragen

Natuurlijk gelden niet voor elk bedrijf dezelfde uitgangspunten. Daar waar de één meer afhankelijk is van een efficiënte marketingtool, zal voor de ander vooral het contentmanagement-systeem van belang zijn. Drie aspecten gelden bij het inrichten van je IT-huishouding en de bijbehorende tools in ieder geval als universeel.

1. Verschaffen ze je de data die je nodig hebt?
2. Kunnen de verschillende tools met elkaar communiceren
3. Kun je op deze manier makkelijk opschalen?

Het eerste aspect klinkt logisch en over de derde vraag hebben we het zojuist al gehad. Bij vraag twee gaat het erom dat je liever geen gecompartimenteerde omgeving wilt hebben waar medewerkers in de organisatie niet van elkaar weten waar ze mee bezig zijn. Dat een accountmanager een klant gaat benaderen, zonder te weten dat zijn collega van marketing daar al eerder contact mee heeft gehad bijvoorbeeld. Meer daarover lees je in dit artikel Snelle groei: pas op voor het boomerang-effect.

Platform biedt oplossingen

Steeds meer groeiende bedrijven kiezen om deze redenen voor het ecosysteem van HubSpot, het populaire SAAS-platform voor commerciële processen. Hiermee komt ieder brokje klantinformatie altijd bij de juiste medewerker terecht en zie je in een handomdraai wat het effect is van bepaalde activiteiten. Een marketingcampagne, om maar eens een voorbeeld te noemen. HubSpot is op een heel slimme, intuïtieve manier opgebouwd. Zo bestaat ieder element uit een datacomponent, content-component, messaging-component, automation-component en reporting-component. Dat maakt het voor gebruikers heel eenvoudig om mee te werken. En, dat is in het licht van dit verhaal misschien nog wel het belangrijkste voordeel, opschalen wordt zo een fluitje van een cent. Je bedrijf staat met dit platform namelijk altijd op pole-position voor verdere groei. Ook als zich morgen ineens vijftig nieuwe klanten uit tien verschillende landen melden.