HubSpot Onboarding Plan: maak een vliegende start

De kogel is door de kerk: jouw organisatie gaat aan de slag met HubSpot. Om een goede start te maken met de software wil je natuurlijk dat alle elementen op de juiste plek zitten, dat instellingen kloppen en dat de tool moeiteloos koppelt met andere software.  Zeker wanneer het gaat om software zoals HubSpot, waar belangrijke informatie over traffic, leads en klanten wordt geborgd.

Doe daarom je voordeel met dit HubSpot Onboarding Plan – een stappenplan dat wij als officiële HubSpot Partner regelmatig samen met klanten doorlopen. Na het lezen van dit blog weet je welke handelingen en keuzes van belang zijn om een vliegende start te maken met HubSpot.

Onboarding Plan voor HubSpot: aan de slag!

• Wijs een administrator aan en voeg gebruikers toe
  Een belangrijke eerste stap, want waarschijnlijk wil je niet alleen zelf in HubSpot werken, maar anderen in je team actief betrekken zodat zij aan de slag gaan met de tool. In HubSpot kun je per platform gebruikers toevoegen en hen bepaalde bevoegdheden toekennen, zoals zaken inzien, bewerken of verwijderen. Lees hier hoe je gebruikers toevoegt of verwijdert. Het is raadzaam om vooraf goed na te denken wie je welke rechten geeft in de tool, en waarom.
  
• Installeer HubSpot tracking codes op website(s)
  Als je je website niet op HubSpot hebt draaien, of enkele pagina's zijn niet gehost in HubSpot is het zaak om tracking codes te installeren op deze pagina's. Zo kun je belangrijke Analytics over het gedrag van je (potentiële) klanten op deze pagina toch doormeten. Ontdek hier hoe je HubSpot tracking codes installeert.
  
• Koppel website domein(en)
  Je wil natuurlijk dat websitepagina's, landingspagina's, E-mails en blogartikelen gekoppeld worden aan het domein of de domeinen van je website, zodat iedereen je website via dat specifieke webadres kan bezoeken. Lees hier hoe je je website domein(en) koppelt met HubSpot.
  
  
  
• Zet het HubSpot CRM aan of integreer HubSpot met Salesforce
  Om overzicht te houden op je prospects en klanten is het van belang dat contacten en leads niet in verschillende tools opgesloten zitten. Het gebruik van het CRM van HubSpot kan hiervoor zorgen – lees hier meer over het CRM van HubSpot of lees hoe je aan de slag kunt met het (gratis) HubSpot CRM.
  Maak je echter al gebruik van een ander CRM zoals Salesforce, dan wil je zoveel mogelijk consistentie en alignment hebben tussen Marketing en Sales teams als mogelijk. Lees hier hoe je een Salesforce integratie met HubSpot kunt opzetten.
  
• Stel je E-mail in (Footer en Anti-SPAM)
  In elke E-mail footer dienen de locatie-gegevens van je organisatie te worden weergegeven, in combinatie met een mogelijkheid om de voorkeuren rondom het ontvangen van E-mails aan te passen. In dit artikel legt HubSpot uit hoe je deze zaken inricht.
  
  
  
  
• Stel de juiste logo's en kleuren in
  De E-mail, website en landingspagina's wil je natuurlijk dat kleuren en logo's zoveel mogelijk in lijn zijn met je huisstijl. Hier stel je de default logo's en kleuren standaard in, zodat je dit niet telkens opnieuw hoeft te doen, en in dit artikel legt HubSpot uit hoe je de standaard kleuren in E-mails aanpast.
  
• Setup van het blog
  Met het blog van HubSpot kom je als Marketeer 'in control' wat betreft content creatie. Analyse en rapportage zitten ingebouwd en er zijn voldoende mogelijkheden om het blog een persoonlijke look & feel te geven. Lees hier hoe je het blog up and running krijgt en meer websitebezoekers en leads gaat genereren.
• Koppel Google Analytics met HubSpot pagina's (optioneel)
  Natuurlijk kan het voorkomen dat je ook in Google Analytics bepaalde belangrijke metrics wil monitoren. Je kunt de Google Analytics code op – bijvoorbeeld – landingspagina's van HubSpot plaatsen. Hier lees je hoe dat werkt.
  
• Sluit intern verkeer uit (eigen organisatie en mogelijke partners) uit Analytics
  Een onmisbaar onderdeel van je HubSpot Onboarding Plan! Houd je rapportages schoon door je eigen medewerkers en mogelijk ook partners uit te sluiten uit Analytics. Ontdek hier hoe dat je dat doet.
  
  
• Koppel Social Media accounts
  Het maken, publiceren en monitoren van de resultaten van je Social Media posts kan ook in HubSpot. Super! Daarvoor dien je wel eerst alle accounts te koppelen. Hier lees je hoe je Social Media accounts koppelt aan HubSpot.
  
• Pas de Favicon aan
  De favicon is dat kleine logo bovenin het tabblad. Deze kun je natuurlijk ook aanpassen naar het logo van je organisatie. Lees hier hoe dat werkt.
  
  
• Stel de juiste instellingen in voor lead notificaties
  Wie moet absoluut een E-mail ontvangen als er een nieuwe lead wordt gegenereerd (een offerte-aanvraag of whitepaper download), of als een warme lead weer op je online kanalen rondsnuffelt? Belangrijke notificaties stel je als volgt in.
  
• Stel talen en tijdzones in
  Dit is natuurlijk een basis-instelling, maar wel een belangrijk onderdeel van het HubSpot Onboarding plan! Hier lees je hoe je de standaard talen en regio's instelt.
  
• Huidige website formulieren omzetten naar HubSpot formulieren
  Sla belangrijke informatie rondom de leads die je genereert via formulieren buiten HubSpot landingspagina's om alsnog op in HubSpot. Dit doe je met een embed code een API voor formulieren.
  
• Importeer contacten en leads in het HubSpot CRM (en koppel ze aan de juiste persona's)
  Wanneer je start met het HubSpot CRM heb je waarschijnlijk elders al een mooie database gevuld met contacten. Hier lees je hoe je deze importeert. Werk je al met Buyer Persona's? Dan kun je contacten in je database toekennen aan deze specifieke Persona's.

• Tip 1: grijp het werken in een nieuw systeem aan als moment om je database op te schonen. In HubSpot wordt de extra fee namelijk vastgesteld op basis van het aantal contacten in je database.
  
  Tip 2: Houd bij het importeren van contacten ook rekening met mogelijke personen die zich in andere (CRM)systemen hebben uitgeschreven (opt-outs).
  
  Tip 3: Houd met het importeren van contacten rekening met AVG / GDPR regelgeving (zie volgende punt)
  
  
• Maak HubSpot AVG / GDPR-proof
  In mei 2018 zijn alle instellingen vrijgegeven binnen de Marketing & Sales software van HubSpot om zaken "GDPR-proof" in te richten (in het Nederlands ook wel AVG genoemd). Ook het Product Playbook is door HubSpot gelanceerd welke je tekst en uitleg geeft over de veranderingen binnen HubSpot omtrent de GDPR. In dit blog stippen we een aantal belangrijke zaken aan omtrent GDPR waar je rekening mee kunt houden als je HubSpot gebruikt.
• Maak je eerste (Marketing)campagne aan in HubSpot
  Wanneer je werkt in de Marketing Hub van HubSpot wil je natuurlijk snel aan de slag met campagnes. Daar is de Campaign tool van HubSpot voor. In het Onboarding traject van Webs kunnen wij de eerste campagne(s) samen met jou inrichten, zodat je direct traffic, leads en klanten gaat genereren. Lees hier meer over de mogelijkheden.
• Stel landingspagina, E-mail en blog templates in of maak ze zelf
  

  HubSpot heeft een aantal standaard templates voor E-mails, blogs en landingspagina's. Wanneer je je Onboarding aan ons toevertrouwt, implementeren wij niet deze standaard templates. Dankzij jarenlange ervaring met digitale transformaties van onze klanten in de B2B weten wij welke elementen zorgen voor ‘de klik’. Je E-mail-, blog- en landingspagina-templates zijn daarom uniek: geheel in jouw huisstijl en optimaal ingericht voor conversie. Zo genereer je al vanaf dag één meer traffic en gekwalificeerde leads. 

Neem een kijkje in de uitgebreide HubSpot Academy om een vliegende start te maken. Succes!