Business Intelligence (BI): onmisbaar voor je commerciële koers

Waar Business Intelligence enkele jaren terug nog vooral het speeltje van de IT afdeling was, is het nu niet meer weg te denken uit de rest van de organisatie en zelfs onmisbaar voor de commerciële afdelingen. Organisaties hebben vaak meer data in huis dan gedacht, een potentiële goudmijn om je marktpositie te versterken. Potentieel, omdat niet de hoeveelheid data, maar wat je er mee doet is bepalend voor het toekomstplaatje. En dat is precies waar Business Intelligence om draait. In dit artikel lees je wat Business Intelligence is en waarom het belangrijk is. Ook lees je hoe je de data in je organisatie verzilvert naar waardevolle inzichten en welke tools daarbij kunnen helpen.

Business Intelligence (BI), ook wel Business Analytics genoemd, gaat over de software en de processen waarmee je gegevens ontsluit, interpreteert en inzet in het voordeel van je organisatie. Zo kan BI je helpen om beter of snellere beslissingen te maken. BI is breed inzetbaar en kan toegepast worden in elke afdeling, bedrijfstak of sector.
Er vallen verschillende deelprocessen onder BI, waaronder:

• Het verzamelen van data
• Het analyseren van data
• Het beheren van data
• Het visualiseren van data
• Het rapporteren van data

Dankzij moderne BI-tooling wordt het steeds gemakkelijker voor medewerkers om zélf de informatie te analyseren. De tools worden slimmer, combineren diverse informatiestromen en presenteren de kengetallen dummy-proof, bijvoorbeeld in de vorm van een dashboard. Dit zorgt ervoor dat Business Analytics tegenwoordig niet meer alleen zijn weggelegd voor data analisten, maar breed gedragen worden in de organisatie.

Waarom is Business Intelligence belangrijk bij strategische beslissingen

Business Analytics helpt je om betere beslissingen te maken. Strategisch, door op basis van marktdata nieuwe trends te spotten. Of door je aanbod verder te ontwikkelen, op basis van op de veranderende behoeften van de klant. En door je beslissingen van vandaag, (mede) te baseren op de inzichten van gisteren. Inzichten die je met behulp van BI in de juiste context plaatst.

En operationeel, want data vormt vaak het startpunt om je effectiviteit te vergroten. Eén van de meest gebruikte toepassingen is het gebruik van benchmarks. Bijvoorbeeld een benchmark van een advertentiecampagne, waarbij je een vergelijking kunt maken tussen je huidige prestaties en die van je bestlopende campagne uit het verleden. Dit geeft inzicht in het aantal leads dat je mag verwachten, tegen welke investering. En tegelijkertijd geeft het je munitie om in te grijpen als het resultaat achter blijft, dan kun je de campagne optimaliseren of stopzetten. Bij goede resultaten kun je de campagne juist herhalen of breder uitrollen.

4 commerciële voordelen dankzij business analytics

Business analytics wordt op veel manieren ingezet door bedrijven. Hoe levert het commerciële meerwaarde op voor je organisatie?

Beter en sneller beslissen
Datadriven beslissingen zijn vaak beter. Hoe dat komt? Simpel, gegevens kennen geen emotie. Beter en sneller beslissen vormt dat ook de rode draad in elke BI toepassing.

Grip op de bedrijfsvoering
De use-cases voor BI gaan verder dan de typische indicators van meer verkopen tegen lagere kosten. Alleen al binnen de marketing- en salesafdeling is een schat aan data voorhanden, waarmee diepe inzichten in het commerciële proces kunnen worden gegenereerd. Denk aan het optimaliseren van de customer journey, dankzij inzicht in het online bezoekersgedrag. Stel je voor dat uit analyse blijkt dat veel leads afhaken na het lezen van een bepaalde whitepaper… dan weet je dat er werk aan de winkel is!

Meer inzicht in sales- en klantgegevens
Hoe zoeken prospects naar informatie? Hoeveel alternatieven worden bekeken? Wanneer (en waardoor) beslissen zij over een aankoop? Stuk voor stuk waardevolle inzichten waarmee je je voordeel kunt doen in het commerciële proces. Het koopgedrag is dan ook een belangrijke bron van informatie. Veel webwinkels gebruiken de historische gegevens van bestellingen om persoonlijke aanbevelingen te doen. Ook geeft het inzicht in trends, als je ziet dat het aankoopgedrag na verloop van tijd verandert.

Betere kwaliteit van de dienstverlening
Wist je dat medewerkers gemiddeld 20% van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie? Dat komt neer op een dag per fulltime werkweek (Ricoh Nederland). In een wereld waarin data steeds belangrijker wordt voor succes, wil je snel de informatie vinden die je zoekt. Dit is niet alleen essentieel voor de productiviteit in je organisatie, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening en de klanttevredenheid. Neem bijvoorbeeld het maken van een offerte. Wie (snel) inzicht heeft in het gemiddelde aantal uren voor een implementatie, kan beter de verwachtingen van de klant managen.

Optimaliseer je bedrijfsstrategie met Business Intelligence: een stappenplan

Stap 1: Bepaal je doel
De grote hoeveelheid data in een organisatie kan overweldigend zijn. Daarom is het belangrijk jezelf af te vragen welke vraagstukken je met behulp van BI wilt beantwoorden.

Stel je eens voor, je wilt weten wat de prestaties van je marketingteam zijn in termen van leads en conversies. Dan kun je met BI zorgen voor een dashboard dat inzicht geeft in:

• Het aantal ‘deals closed’, inclusief inzichten over hoe klanten bij je binnen zijn gekomen en hoeveel van de leads sales qualified zijn geworden.
• Het aantal ‘marketing leads’, inclusief inzichten in de traffic en het aantal leads.
• De performance van je high-end producten, als belangrijk(st)e drijver van de omzet. Of de performance van je abonnementsdiensten, inclusief inzichten in retentie, nieuwe aanmeldingen en het aantal betalende leden.

Stap 2. Bepaal de benodigde gegevens
Welke data heb je nodig om een oplossing te vinden voor je vraagstuk? Dat is de volgende stap, waarbij je kijkt over welke data je reeds beschikt en welke je nog moet verzamelen.

Dat laatste wordt dikwijls onderschat, zeker wanneer de data versnipperd is over verschillende systemen in de organisatie, zoals een CRM, ERP of boekhoudpakket. In dat geval moet er nog worden gezocht naar de meest efficiënte manier om de data te ontsluiten, bijvoorbeeld in de vorm van BI software.

Stap 3. Analyseer en visualiseer data
Wanneer je over alle nodige gegevens beschikt kun je, al dan niet in samenwerking met een business analist, aan de slag het verzilveren van inzichten. Dit vindt plaats door verschillende datastromen te combineren, om vervolgens te analyseren en te visualiseren. Dat laatste is nodig om de inzichten begrijpelijk te maken voor een breder publiek.

Wil je een boodschap aan het management overbrengen en draagvlak creëren voor jouw beslissing? Dan kun je meer impact maken met data storytelling, bijvoorbeeld in de vorm van een infographic, animatie of grafiek.

Welke tools heb je nodig voor business intelligence?

HubSpot is een oplossing waarmee je de website, e-mailmarketing en een CRM met elkaar combineert in één systeem. Door deze combinatie heb je een schat aan data over al je marketing en salesinspanningen. Hubspot is daarmee de ideale software voor datagedreven marketing.

De dashboard(s) geven real-time inzicht in de status van je marketing en sales resultaten, waarbij je verschillende met elkaar kunt combineren om de juiste context te schetsen. Zo kun je de pijplijn aan leads in beeld brengen of bekijken welke online informatie het meest geraadpleegd wordt door bezoekers. HubSpot biedt uiteenlopende rapportage mogelijkheden, zowel voor de meest basale analyses als wel de meer complexe vraagstukken.

De gegevens uit HubSpot zijn ook te gebruiken in combinatie met andere BI-software. Via de HubSpot Marketplace zijn diverse integraties beschikbaar, bijvoorbeeld met Power BI van Microsoft en met Tableau. Via een export haal je de data uit HubSpot op en gebruik je deze eenvoudig in allerlei andere BI-applicaties. Een integratie of export is een handige manier om je marketing en salesdata ook breder in het bedrijf te gebruiken.