Van versplinterde data naar een conversieratio van +85%: Hoe een geïntegreerd HubSpot CRM het verschil maakt
Hoe een geïntegreerd HubSpot CRM Primaned in staat stelt om hun marketing-, sales- en serviceprocessen op één platform samen te brengen, data-gedreven beslissingen te nemen en zodoende helpt hun groeiambities te realiseren.
+ 300%
Toename in leads
via online kanalen
+ 10%
Meer website traffic
1.3% > 2.4%
Hogere Conversieratio
Over Primaned
Primaned is een full-service provider gespecialiseerd in projectbeheersing, met meer dan 50 jaar ervaring in het begeleiden van klanten bij complexe, grootschalige fysieke projecten. Deze projecten omvatten diverse industrieën, zoals bouw, infrastructuur (grond-, water- en wegenbouw), olie & gas, en hightech energietransitie. Wat ooit begon als een softwareleverancier, is uitgegroeid tot een toonaangevend full-service consultancybureau dat diepgaande expertise biedt in planning, risicobeheer en project controls.
De organisatie levert op maat specifieke oplossingen voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. De focus ligt op het optimaliseren van project- en bedrijfsprocessen door mensen, processen en tooling effectief in te zetten. Dit gebeurt via een geïntegreerde projectaanpak waarbij continuïteit en de juiste expertise centraal staan.
Ook op internationaal niveau bedient het toonaangevende bedrijven bij het adviseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen gedurende elke fase van de projectlevenscyclus. Met hun eigen opleidingscentrum - Primaned Academy - worden professionals verder opgeleid in het toepassen van project controls.
De uitdaging
Primaned streeft naar uitbreiding in (in buiten) Europa, met de focus op Duitsland en de Nordics-regio. Door de toenemende complexiteit van hun activiteiten werd een geïntegreerde aanpak noodzakelijk. Vijf jaar geleden was hun marketing beperkt en gedreven door mond-tot-mondreclame, met versnipperde data uit verschillende systemen die datagedreven beslissingen belemmerden.
Om hun groeiambities te realiseren, zocht Primaned een partner met strategische en technische expertise voor een centraal platform dat marketing-, sales- en serviceprocessen integreert. Webs bleek de juiste keuze vanwege hun gedeelde kernwaarden en expertise, wat leidde tot een nauwe samenwerking passend bij Primaned's visie.
De oplossing
Om hun ambitieuze groeidoelen te realiseren, implementeerde Primaned een geïntegreerd HubSpot CRM, waarmee ze hun marketing-, sales- en serviceprocessen op één platform centraliseerden. Dit biedt hen overzicht en inzicht in hun commerciële processen, wat het nemen van datagedreven beslissingen aanzienlijk verbeterde. Dit bieden zij ook zo aan bij hun klanten en gingen zo naar een 'practice what you preach'.
''Uiteindelijk is mijn doel dat HubSpot het kloppende hart en het geweten van de organisatie wordt''
Paul Vogels - CEO Primaned 
Uitbreiding in Europa brengt nieuwe uitdagingen
Primaned staat voor de uitdaging om hun ambitieuze uitbreidingsplannen in Europa te realiseren, met een specifieke focus op Duitsland en de Nordics-regio. Hoewel hun eerdere marketing- en salesinspanningen succesvol waren, begon de toenemende complexiteit (op gebied van van taal en cultuur onder andere) van hun activiteiten te vragen om een meer geïntegreerde aanpak, die lokaal de juiste flexibiliteit biedt.
Vijf jaar geleden was hun marketing beperkt tot de website en beursdeelnames, en werd de business grotendeels gegenereerd door mond-tot-mondreclame en uit het netwerkt. Ook werd er gebruik gemaakt van verschillende systemen, wat resulteerde in versnipperde data. Beslissingen maken op basis van data was daarom nagenoeg onmogelijk.
Het struikelblok op weg naar groei
Om de groeiambities waar te maken, werd het duidelijk dat er een centraal systeem nodig was. Het nemen van datagedreven beslissingen en stroomlijnen van processen was namelijk onmogelijk zonder centraal Customer Relationship Management (CRM). Primaned zocht daarom een partner die zowel strategische begeleiding als technische expertise kon bieden om de marketing- en sales organisatie met het bedrijf mee te professionaliseren. Het doel was een toekomstbestendig platform te implementeren dat hun marketing-, verkoop- en serviceprocessen zou integreren.
Webs bleek de beste partij te zijn om in deze behoefte te voorzien. Naast de technische expertise en strategische begeleiding, past Webs ook goed bij Primaned's kernwaarden "TROTS"—wat staat voor Team, Resultaat, Openheid, Toewijding en Specialisatie. Deze gedeelde visie zorgde voor een samenwerking die naadloos aansloot bij de ambities van Primaned, zowel in Nederland als daarbuiten.
Inzicht en overzicht: de kracht van een geïntegreerd CRM
Om hun ambitieuze groeidoelen te ondersteunen, had Primaned behoefte aan meer overzicht en inzicht in hun commerciële processen. De oplossing werd gevonden in de implementatie van een geïntegreerd CRM dat alle processen—van marketing tot sales en service—binnen één platform samenbracht. HubSpot werd een centraal onderdeel van hun ecosysteem, waardoor alle data vanuit één plek beheerd wordt. Dit stelde de organistie in staat helder inzicht te krijgen in verkoopkansen en strategische beslissingen te nemen op basis van de data. Zo wordt er bijvoorbeeld een overzicht aan de capaciteitsbehoefte gedeeld aan de Consultancy en Professionals afdeling, zodat zij inzicht hebben op de behoefte. Hier stemmen zij hun resourcemanagement, aannamebeleid in talent development op af.
Een gecoördineerde aanpak voor PROCON Professionals
PROCON Professionals, het nieuwe merk van Primaned, richt zich op het tijdelijk leveren van gespecialiseerde Project Controls Professionals om bedrijven te helpen grip te krijgen op complexe projectuitdagingen. Met functies zoals projectplanners, risico- analisten,
document controllers en data-analisten, ondersteunt
PROCON met tijdelijke (op projectbasis) capaciteit of specifieke kennis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan tijdelijke drukte, vervanging of specifieke kennis
voor visualisatie op een tender.
Om deze strategische uitbreiding te ondersteunen, werd een nieuwe website gelanceerd op HubSpot. Deze stap was cruciaal voor de beheersbaarheid en de gecoördineerde aanpak voor dit nieuwe merk. Met de uitdagingen van het merk Primaned in het achterhoofd, koos de organisatie ervoor om de geïntegreerde aanpak vanaf het begin goed te implementeren binnen HubSpot. De positieve ervaringen bij Primaned werden zodoende doorvertaald naar de groeistrategie van PROCON.
Cruciale integraties voor centraal inzicht
Om de versplinterde data uit verschillende systemen toch binnen één platform samen te brengen, zijn drie belangrijke integraties uitgevoerd. Deze integraties bieden Primaned een totaaloverzicht, zodat alle data, ongeacht de bron, binnen één centraal platform beschikbaar is.
Zendesk integratie:
Primaned is op het gebied van software uniek door zowel een technische helpdesk aan te
bieden voor haar software leverancier met lokale taal en kennis als een functionele
servicedesk waar op basis van Service Level Agreements (SLA) inhoudelijke ondersteuning kan worden geboden. De integratie met Zendesk (customer service/ticket systeem) biedt Primaned een 360-graden klantbeeld, waardoor zowel het sales- als serviceteam volledig inzicht heeft in de klantinteracties. Dit zorgt ervoor dat verkoopstrategieën beter afgestemd kunnen worden op de huidige situatie van de klant, wat leidt tot een meer gerichte en effectieve benadering.
Octopus / Zapier integratie:
Via Octopus is een LinkedIn automation campagne ingericht die via Zapier de klantdata verrijkt in het CRM en op zoek gaat naar gelijkgestemden. Hiermee heeft Primaned de mogelijkheid om potentiële klanten te bedienen met het delen van kennis rondom project controls.
Deze voorbeelden illustreren hoe externe databronnen kunnen bijdragen aan het verrijken van CRM-data, met als doel de doelgroep beter te bereiken. In deze aanpak stond het commerciële proces centraal, terwijl de data een ondersteunende rol vervulde. Waar mogelijk werd automatisering ingezet, met als voornaamste doel de klantgerichtheid en de dienstverlening te verbeteren.
De transformatie
De implementatie van het geïntegreerde CRM heeft Primaned in staat gesteld om aanzienlijke vooruitgang te boeken op meerdere fronten. Van de groei in leads via online kanalen, die met 300% toenam, tot de stijging van 10% in websiteverkeer in het eerste halfjaar van 2024. Deze verbeteringen hebben gezamenlijk geleid tot een verbeterde conversieratio van 1.3% naar 2.4%
Het belang van adoptie
Het implementeren van een krachtige CRM is slechts de eerste stap. Het succes hangt sterk af van hoe goed medewerkers het systeem begrijpen en gebruiken. CRM-training en adoptie zijn daarom cruciale onderdelen van een succesvolle CRM-strategie die vaak worden onderschat. Een systeem dat goed aansluit bij de processen van de organisatie en dat medewerkers effectief kunnen inzetten, is cruciaal in het behalen van de beoogde resultaten. Zo zijn er bij Primaned diverse afdelingen succesvol onboard op HubSpot en zij gebruiken het platform dagelijks om succesvol te zijn.
Naast deze resultaten zijn er nog meer belangrijke verbeteringen behaald die hebben bijgedragen aan het succesvolle project met Primaned:
- Groei in hoeveelheid leads via online kanalen: Het aantal leads via online kanalen is met 300% toegenomen.
- Groei in website traffic: Website traffic is in het eerste halfjaar van 2024 met 10% gestegen ten opzichte van vorig jaar.
- Verbeterde conversieratio: De conversieratio van traffic naar lead is van 1.3% naar 2.4% gestegen.
- Inzicht in data: Performance KPI's zijn zijn nu zichtbaar in het systeem, wat directieleden beter inzicht geeft in belangrijke data.
- Voorspelbaarheid en planning: Betere inzichten in de capaciteiten van consultants en professionals via de salesfunnel, wat de planning en nieuwe aanstellingen optimaliseert.
- Campagne- en eventeffectiviteit: Dankzij de inrichting van HubSpot kan Primaned nauwkeurig meten welke leads voortkomen uit specifieke campagnes en events, wat eerder niet mogelijk was. Hiermee kunnen zij weer content aanbieden dat afgestemd en relevant is voor de leads.
- Onboarding en adoptie: Vijf relatie beheerders, de afdeling marketing en diverse
andere afdelingen zijn succesvol onboard op HubSpot en gebruiken het platform dagelijks om succesvol te zijn. - Merkactivatie: Het nieuwe merk van Primaned, PROCON Professionals, is succesvol gelanceerd, inclusief een nieuwe website.
- Data-optimalisatie: De gestructureerde data stelt Primaned in staat om beter gefundeerde, datagedreven beslissingen te nemen en hun salesprocessen verder te verfijnen.
Toekomstplannen en ambities
Primaned kijkt vol vertrouwen naar de toekomst, gericht op het verder versterken van hun groei. De focus ligt met name op uitbreiding naar Duitsland (DACH) en de Nordics-regio, waar o.a. de energietransitie veelbelovende kansen biedt. De succesvolle lancering van PROCON Professionals, ondersteund door de op HubSpot gebouwde website, markeert een belangrijke mijlpaal in deze groeistrategie.
Maar Primaned blijft zich verder ontwikkelen. Door de positieve ervaring met HubSpot voor PROCON, met alle data en processen op één plek, is er besloten om de huidige website van Primaned in ook te migreren naar HubSpot. Dit zal ook worden uitgevoerd samen met Webs. Deze stap is niet alleen gericht op het versterken van hun digitale aanwezigheid, maar ook op het verder verwezenlijken van hun groeiambities door alle processen en data te centraliseren. Daarnaast wil Primaned steeds
meer customer (of project) centric gaan werken waarbij een bezoeker uit de energietransitie
andere, relevantere content krijgt dan bijvoorbeeld een opdrachtgever uit de infrastructuur.
Met HubSpot als geïntegreerd CRM-platform is Primaned voorbereid op toekomstige uitdagingen en uitbreidingen. HubSpot biedt inzicht en ondersteunt datagedreven besluitvorming en gestroomlijnde processen. In samenwerking met Webs kunnen strategische doelen en operationele optimalisaties op zowel korte als lange termijn worden gerealiseerd.