Ionbond’s wereldwijde CRM-transformatie: Van versnipperde salesprocessen naar een datagedreven toekomst 

Een wereldwijde transformatie vraagt meer dan alleen technologie. De overstap naar HubSpot moest een strategische verandering zijn die diep in de organisatie geworteld werd. Dit betekende dat niet alleen de technologie moest kloppen, maar vooral dat de mensen binnen Ionbond het nieuwe proces zouden omarmen.

De implementatie begon met een uitgebreide discovery-fase, waar bleek dat de grootste uitdaging niet de techniek was, maar de adoptie door salesmedewerkers en plantmanagers. Veel teams waren gewend om hun eigen werkwijze te volgen en zagen de meerwaarde van een centraal CRM niet in. Daarom werd het project van begin af aan gepositioneerd als een combinatie van technologie, verandermanagement en stakeholderbetrokkenheid.

Een belangrijke technische uitdaging was het integreren van de verschillende ERP-systemen. Ionbond werkte met 16 afzonderlijke ERP-systemen en het doel was deze te consolideren in één geïntegreerd systeem, HubSpot, zonder dataduplicatie of verlies van de oorspronkelijke associaties met de ERP-gegevens. Dit vereiste het opzetten van een geschikt datamodel voor de complexiteit van de ERP-instanties, zodat de integriteit van de gegevens behouden bleef. Deze stap was cruciaal om ervoor te zorgen dat de CRM-implementatie niet alleen technisch succesvol was, maar ook functioneel en bruikbaar op lange termijn.

De implementatie vond gefaseerd plaats. Eerst werd Europa getraind, met landen zoals Turkije, Duitsland en Oostenrijk als laatste in deze fase. Vervolgens verschoof de focus naar Azië en USA, met als doel om voor april 2025 alle landen volledig operationeel te hebben. Deze aanpak stelde Ionbond in staat om in fasen te leren en het systeem optimaal af te stemmen op de gebruikersbehoeften.

Adoptie stond centraal in de verandering. General Managers en Country Managers werden actief betrokken bij het proces en kregen inzicht in de voordelen van HubSpot. Dit hielp hen niet alleen het systeem te gebruiken, maar ook hun teams te motiveren. Een kennisbank met FAQ’s, cheat sheets en een SharePoint-omgeving werd opgezet, zodat medewerkers snel antwoorden konden vinden en zonder obstakels konden werken.

HubSpot werd zo gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht. Het lead- en opportunitymanagement werd gestroomlijnd, zodat salesmedewerkers sneller en efficiënter deals konden invoeren en opvolgen. De Sales Workspace werd ingericht als centrale hub voor alle leads en deals, en de CRM-data werd opgeschoond en geïntegreerd met bestaande systemen. Hierdoor werden alle grote projecten (minimaal 50.000 CHF of circa €50.000) centraal vastgelegd in HubSpot, wat het management real-time inzicht gaf in wereldwijde salesprestaties en datagestuurde besluitvorming mogelijk maakte.

Wat begon als een technische implementatie, groeide uit tot een fundamentele verandering in de commerciële operatie van Ionbond. Dankzij de strategische aanpak werd HubSpot niet alleen geïntroduceerd, maar ook breed geaccepteerd – een cruciale stap in het realiseren van de commerciële ambities van het bedrijf.