HubSpot / Salesforce-integratie: zaken die je moet weten

Heb je een HubSpot Marketing-abonnement, maar gebruik je ook Salesforce als CRM? Dan ben je niet de enige. Er zijn duizenden bedrijven die de HubSpot Marketing Hub gebruiken in combinatie met een Salesforce CRM. Meestal lopen de marketingcampagnes dan in HubSpot, terwijl de contacten van Sales met klanten via Salesforce gaan. Maar pas op: bij bedrijven die het op deze manier hebben geregeld, kan er een enorme kloof ontstaan tussen hun marketinginspanningen en salesresultaat, omdat de twee afdelingen op twee verschillende platforms werken.

Om dit tegen te gaan, besluiten de meeste bedrijven die zowel HubSpot als Salesforce gebruiken, om de twee platforms te integreren. In de meeste gevallen kunnen de twee soorten software na integratie naadloos gegevens synchroniseren. Eventuele obstakels tussen marketing- en sales-inspanningen zijn verdwenen.

Zo'n integratie klinkt misschien prachtig, maar het is belangrijk om een gedegen plan te hebben en inzicht in de manier waarop HubSpot en Salesforce samenwerken. Een slecht doordachte integratie kan uiteindelijk meer problemen opleveren dan wanneer je met twee afzonderlijke platforms blijft werken. Om deze veel voorkomende valkuilen te omzeilen, geven we in dit blog een aantal belangrijke tips die je moet weten voordat je begint met de integratie van HubSpot en Salesforce.

Tip #1 - Zorg dat je de juiste objectterminologie kent

Wie bekend is met HubSpot, weet dat er drie hoofdobjecten zijn:

1. Contacten
2. Bedrijven
3. Deals

Maar mensen die met Salesforce werken, kennen drie andere hoofdobjecten:

1. Leads/Contacten
2. Accounts
3. Kansen

Met het oog op deze verschillen is het belangrijk om te begrijpen hoe objecten met elkaar overeenkomen voordat je overgaat tot integratie. In het onderstaande diagram zien we hoe de hoofdobjecten in HubSpot overeenkomen met die in Salesforce:

AFBEELDING

*Let op: HubSpot-contacten kunnen overeenkomen met Salesforce-leads of -contacten.

Zoals je ziet, komt elk HubSpot-object overeen met een Salesforce-object met een andere naam. Zo komt een “bedrijf”-object in HubSpot overeen met een “account”-object in Salesforce. Voor een geslaagde integratie is het cruciaal dat je begrijpt hoe deze twee soorten software hun objecten noemen.

Tip #2 - Kies de juiste soort integratie

Voordat je met de integratie van HubSpot en Salesforce begint, moet je weten welke soort integratie je nodig hebt. Hieronder zie je de twee soorten integratie waaruit je kunt kiezen:

Native Integration van HubSpot

Verreweg de populairste HubSpot/Salesforce-integratie is de native integratie van HubSpot. Native integratie heeft over het algemeen de voorkeur omdat het makkelijk uit te voeren is, wordt ondersteund door HubSpot en gratis is (zolang je een HubSpot Professional Marketing Hub-abonnement hebt en een betaald Salesforce-account). Native integratie voldoet ook aan de meeste vereisten voor een standaard HubSpot/Salesforce-configuratie.

In wezen worden met native integratie de belangrijkste HubSpot-objecten gesynchroniseerd met die van Salesforce. Dit betekent dat:

• Contacten in HubSpot worden gesynchroniseerd met leads/contacten in Salesforce
• Bedrijven in HubSpot worden gesynchroniseerd met accounts in Salesforce
• Deals in HubSpot worden gesynchroniseerd met kansen in Salesforce

Native integratie kan alleen geen andere dan de hierboven genoemde objecten synchroniseren. Als je bijvoorbeeld “aangepaste objecten” hebt aangemaakt in Salesforce, kun je die met deze vorm van integratie niet synchroniseren. Dit is een probleem voor veel bedrijven die een maatwerkconfiguratie in Salesforce gebruiken. In dat geval is het beter om een “integratie op maat” uit te voeren.

Integratie op maat

Integratie op maat is integratie die door individuen of bedrijven zelf zijn gemaakt en geen deel uitmaken van HubSpot of Salesforce (zoals Webs). Omdat deze vorm van integratie niet afkomstig is van HubSpot of Salesforce, worden ze ook niet door hen ondersteund. Integratie op maat wordt in plaats daarvan ondersteund door het bedrijf dat of de individu die de integratie heeft gemaakt.

Integratie op maat brengt altijd kosten met zich mee en is vanwege het benodigde maatwerk ook wat moeilijker in te richten. Zoals de naam al aangeeft, is bij dit type integratie veel maatwerk en flexibiliteit mogelijk. Zo is het meestal mogelijk om aangepaste objecten die in Salesforce zijn aangemaakt, te synchroniseren.

Over het algemeen raad ik aan om de native integratie van HubSpot te kiezen als dat mogelijk is. Maar als die niet de flexibiliteit biedt die je nodig hebt, kan het goed zijn om de maatwerkvariant te onderzoeken.

Tip #3 - Ontwerp je integratie voordat je deze uitvoert

De HubSpot-academy biedt een gedetailleerd overzicht van de stappen die nodig zijn om de native integratie op te zetten. HubSpot geeft weinig informatie over hoe je je integratie zo kunt plannen en ontwerpen dat je de gewenste resultaten behaalt. De meeste problemen die we zien bij de integratie van HubSpot en Salesforce vinden we dan ook bij de eerste planning en niet bij de uitvoering van de integratie. Vermijd deze valkuil en neem de tijd om het ontwerp van je integratie in kaart te brengen.

De eerste stap hierbij is het beantwoorden van de volgende vragen:

1. Welke objecten moeten tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd?
   Wil je contacten, bedrijven en deals synchroniseren? Of wil je alleen contacten synchroniseren?
2. Hoe moeten de objecten tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd?
   Hoe en wanneer wil je objecten tussen HubSpot en Salesforce synchroniseren? Hier volgen een paar voorbeelden waaruit je kunt kiezen:

• Eenrichtingssynchronisatie (HubSpot -> SFDC): HubSpot stuurt alle contacten naar Salesforce, maar Salesforce stuurt nooit contacten naar HubSpot
• Eenrichtingssynchronisatie + Inclusielijst (HubSpot -> SFDC): HubSpot stuurt alleen gekwalificeerde contacten naar Salesforce
• Tweerichtingssynchronisatie (HubSpot <-> SFDC): HubSpot en Salesforce synchroniseren alle contacten
• Tweerichtingssynchronisatie + selectieve synchronisatie (HubSpot <-> SFDC): HubSpot en Salesforce synchroniseren alleen specifieke contacten

1. Moet HubSpot contacten als leads of als contacten naar Salesforce sturen?

Zoals bij Tip 1 beschreven, kunnen HubSpot-contacten worden gesynchroniseerd met leads of contacten in Salesforce. Dit betekent dat je zelf bepaalt hoe HubSpot-contacten bij Salesforce aankomen.

Als je deze vragen hebt beantwoord, kun je je ontwerp voor de integratie gaan maken. Stel, je hebt de bovenstaande vragen als volgt beantwoord:

1. Welke objecten moeten tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd?
   Contacten, bedrijven en deals worden gesynchroniseerd
   
2. Hoe moeten de objecten tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd?
   Eenrichtingssynchronisatie + Inclusielijst (HubSpot → SFDC): HubSpot stuurt alleen gekwalificeerde contacten naar Salesforce
3. Moet HubSpot contacten als leads of als contacten naar Salesforce sturen?
   HubSpot-contacten worden als leads met Salesforce gesynchroniseerd

Op basis van deze antwoorden kunnen we de integratie in kaart gaan brengen, zoals we hieronder zien:

Het maken van zo'n eenvoudige blauwdruk op basis van deze kernvragen helpt bij het opzetten van een integratie met de juiste instellingen. Bijkomend voordeel van deze blauwdruk is dat het makkelijker wordt om de integratie uit te leggen aan je marketing-, sales- en serviceteams.

Door de bovenstaande tips op te volgen, ben je beter voorbereid op het opzetten van een integratie van HubSpot en Salesforce waarmee je je doelen bereikt en de overdracht tussen marketing en sales rechttrekt.