Ondanks de toonaangevende voordelen en functionaliteiten van HubSpot kun je er tegenop zien om aan de slag te gaan. Veel mensen vinden het spannend om van hun vorige systeem te migreren naar HubSpot CRM. Het CRM-systeem (customer relation management) van HubSpot. Waar moet je beginnen? Hoe zorg je ervoor dat de data op de juiste wijze wordt gesynchroniseerd, en wat gebeurt er als tijdens dit proces contacten verloren gaan? Hoe weet je of de migratie gelukt is? Welke teamleden moeten daarop letten?
We begrijpen dat je misschien veel vragen hebt. Daarom lichten we de migratie naar HubSpot CRM in 8 simpele stappen toe.
Voordat we naar het stap-voor-stapproces gaan, willen we je erop wijzen dat je het proces zelf kunt uitvoeren of dit kunt laten doen. Als je het zelf doet, heb je de vrijheid om keuzes te maken waarvan je niet wist dat je die had. Het kan wel even duren voor je alles onder de knie hebt. Heb je weinig tijd en middelen, dan kun je de migratie tegen een meerprijs door HubSpot laten verzorgen. Als alternatief wordt CRM onboarding vaak als service aangeboden door je HubSpot-partner; het voordeel hiervan is dat die al bekend is met je bedrijf.
Of je de migratie nu zelf gaat uitvoeren of er iemand anders voor inhuurt, het is belangrijk om te begrijpen wat er bij komt kijken en wat ervoor nodig is om het goed te doen. Met dit stap-voor-stapproces zorg je ervoor dat je migratie niet alleen een succes is, maar ook een keerpunt in je organisatie dat leidt tot beter afgestemde sales- en marketingteams, tevredener klanten en gewoon betere business.
We adviseren om eerst de contactgegevens te migreren en daarna de bedrijven en deals. Exporteer eerst de gegevens van je contacten vanuit je bestaande CRM naar een spreadsheet. Bestandsformaten zijn op dit moment nog niet zo belangrijk. Je hoeft er alleen maar voor te zorgen dat je de data exporteert en makkelijk kunt bewerken.
Zodra de contactgegevens zijn geëxporteerd, is het tijd om ze op te schonen. Deze stap zorgt ervoor dat de geëxporteerde data gemakkelijk uitleesbaar en juist gesynchroniseerd is, zodat er later geen verwarring ontstaat. Zorg dat de data in de juiste kolom staan. Voorbeeld: staan de e-mailadressen van alle contacten in de kolom 'E-mail'? Staan de andere eigenschappen ook in de juiste kolom? Dit is gelijk een goed moment om de contactgegevens door te nemen en te controleren of alles klopt. Importeer alleen de contacten die waardevol voor je zijn.
Bij het opschonen van de data moet je ervoor zorgen dat er in elke kolom steeds maar één stukje informatie staat, zodat HubSpot dit als een individuele eigenschap importeert. Sla de opgeschoonde data op als een nieuw spreadsheet in CSV- of XLSX-formaat (dit zijn de twee formaten waaruit HubSpot data kan importeren) met een logische naam (bijv. 'Migratie HubSpot-data 1').
Je hebt nu schone data in het juiste formaat, dus nu is het tijd om deze data uit te breiden. Alle eigenschappen die je in je HubSpot CRM wilt hebben, moeten worden geactualiseerd en aan je spreadsheet worden toegevoegd. Het grote voordeel van HubSpot is personalisatie met aangepaste eigenschappen. Het is daarom verstandig om zoveel mogelijk nuttige informatie op te nemen. Zo kan het voor contacten handig zijn de eigenaar (bijv. HubSpot-eigenaar), het land van herkomst of het aantal werknemers toe te voegen, of de datum waarop ze prospect of klant werden.
Het geeft niet als je twijfelt wat je moet toevoegen. De veiligste manier is om minimaal dezelfde informatie op te nemen als die je in je vorige CRM had. Je wilt immers met dezelfde data kunnen werken als eerst. Er kunnen ook eigenschappen zijn die je niet meer nodig hebt. Die kun je verwijderen. Opruimen geeft ruimte. Je kunt er bovendien altijd voor kiezen om je contactdata op een later moment aan te vullen, dus laat je niet ophouden door deze stap.
Voordat je een testimport doet, moet je alle eigenschappen die in je spreadsheet staan, ook in HubSpot aanmaken. Eigenschappen die niet standaard in HubSpot staan, kun je toevoegen door in je portal naar Instellingen > Eigenschappen te gaan. Hier kun je aangepaste eigenschappen aanmaken voor alle informatie die je wilt verzamelen. Je kunt onder andere de volgende soorten eigenschappen aanmaken:
Bij het kiezen van het type eigenschap, zoals de bovenstaande, moet je rekening houden met hoe je contacten deze informatie in de toekomst gaan invullen (via formulieren). Voorbeeld: als je een lijst met sectoren hebt waarin een contact zich moet herkennen, kun je het beste kiezen voor een dropdown-keuzelijst. Maar als je gewoon wilt weten of een contact zich wel of niet abonneert op marketinginformatie, volstaat een enkel selectievakje. Probeer bij het geven van namen aan eigenschappen om consistent te zijn met de informatie in je spreadsheet. Zo kun je de informatie later gemakkelijker compileren.
Testen is altijd belangrijk, maar je wilt geen testrun uitvoeren op de hele database. We adviseren je spreadsheet op dit moment te klonen en alle contacten die erin staan op één na te verwijderen. Kies hiervoor een contact waarvan de meeste eigenschappen zijn ingevuld.
Voordat je de testimport uitvoert, schakel je de instelling 'automatisch bedrijven aanmaken en koppelen aan contacten' in HubSpot in. Je vindt deze optie in je portal onder Instellingen > Bedrijven. Bedrijf en contact worden dan automatisch gekoppeld, zonder handmatige handeling.
Nu voer je de testimport als volgt uit:
De gegevens van je contact zijn nu geïmporteerd. Bekijk het contact in HubSpot om te controleren of alles volgens plan is gemigreerd. Kom je fouten tegen, ga dan terug naar de stap in kwestie. Als je zeker weet dat alles is zoals je het wilt hebben, ga je verder naar stap 6.
Je test is zonder problemen verlopen. Nu is het tijd om alle contacten te importeren. Dit is een gemakkelijke stap, want je hebt het al eerder gedaan. Je voert precies dezelfde handelingen uit als bij stap 5, maar importeert nu je volledige lijst met contactgegevens. Het uploaden van data duurt dan ook iets langer. Voor de rest is het proces hetzelfde als de eerste keer. Nadat je contacten zijn geïmporteerd, zie je dat er een aantal aanvullende opties zijn die je eventueel kunt selecteren (bijv. levenscyclusfase).
Zodra je volledige contactenspreadsheet is geüpload, wordt je net als bij stap 5 gevraagd om de eigenschappen uit je spreadsheet toe te wijzen aan de overeenkomstige eigenschap in HubSpot. Omdat je nu met veel meer data werkt dan bij je testimport, heb je misschien meer tijd nodig om alle eigenschappen correct toe te wijzen. Maar gelukkig heb je deze stap al ruim van tevoren gepland en komen, als het goed is, alle eigenschapsnamen overeen. Zo kun je gemakkelijk selecteren welke eigenschappen bij elkaar horen. Meestal automatiseert HubSpot deze stap voor je, maar het is een goede gewoonte om te controleren wat er standaard is geselecteerd. Als HubSpot aangeeft dat er eigenschappen zijn waarvoor geen matches zijn gevonden, maak je dan geen zorgen. Je kunt eenvoudig de juiste eigenschap in het getoonde dropdownmenu selecteren. Mocht de eigenschap nog niet bestaan, dan kun je een nieuwe eigenschap voor deze data aanmaken.
De laatste stap is een gemakkelijke. HubSpot vraagt je te bevestigen dat je de contacten die je hebt geüpload, niet gaat spammen. Aangezien je toegang hebt tot de contactgegevens die je hebt geüpload, hoef je alleen maar op 'Bevestigen' te klikken... en klaar is Kees! Gefeliciteerd, je hebt je contacten gemigreerd naar HubSpot CRM.
Zodra de import voltooid is, stuurt HubSpot je een e-mailbericht. Daarin wordt ook aangegeven welke contacten fouten bevatten en hoe je die kunt herstellen. De volgende stap is om ditzelfde proces uit te voeren voor je bedrijven- en dealsdata. Je hebt dan in no-time je volledige CRM-data naar HubSpot gemigreerd, en daarvoor mag je jezelf best een schouderklopje geven.
Als je te maken hebt met constante uploads van externe contacten en data, is het goed om dit proces zelf uit te voeren. Migreer je van een ander CRM naar HubSpot, dan kan het handig zijn om de hulp van HubSpot of een HubSpot-partner in te roepen. Je wordt dan volledig begeleid tijdens het proces.